Online Helpdesk der Tiroler Zeltfestkultur. So gelingt jedes Fest!

Als Service-Dienstleister für die Tiroler Vereine unterstützen wir die vielen Freiwilligen bei der Organisation, Planung und Abwicklung der jeweiligen Festivitäten. Der Helpdesk soll das Ausrichten von Festen so einfach und unkompliziert wie möglich machen. Hier finden Veranstalter Antworten auf ihre Fragen, übersichtlich geordnet nach Kategorien. Ebenso findet sich eine Übersicht über die Partner der Tiroler Zeltfestkultur, die den Vereinsverantwortlichen beim nächsten Vereinsfest mit ihrem Service behilflich sein können.

Veranstaltungsfibel – Wegweiser zur Festplanung

Die Veranstaltungsfibel der Tiroler Zeltfestkultur inklusive einer Checkliste steht ab sofort gratis zum Download bereit. Aus der Praxis für die praktische Umsetzung mit wertvollen Anleitungen, Tipps und den richtigen Ansprechpartnern ein unverzichtbares Nachschlagewerk für jedes Event.

Gratis Download

Download Veranstaltungsfibel
Rechtliches

Es empfiehlt sich die rechtlichen Rahmenbedingungen direkt mit der betreffenden Stadt oder Gemeinde abzuklären. Hier bekommen Sie alle notwendigen Informationen und Formulare, die für Ihre Veranstaltung relevant sind.

  • Besucheranzahl
    • Ob eine Veranstaltung anmeldepflichtig ist, hängt von der Anzahl der erwarteten Besucher und der Art der Veranstaltung ab – nachzulesen im Tiroler Veranstaltungsgesetz.
      Bestehen Zweifel, ob eine öffentliche Veranstaltung anmeldepflichtig ist oder nicht, kann dies bei der Behörde (Gemeinde, Stadtmagistrat) nachgefragt werden.
      Es ist ratsam, Rücksprache mit Veranstaltern aus vorigen Jahren zu halten, die ein ähnliches Fest bereits ausgerichtet haben.
       
  • Meldung örtl. Behörde/Gemeinde

    • Melden Sie die Veranstaltung bei der jeweilig zuständigen Behörde/Gemeinde an. Die Anmeldepflicht ist im Tiroler Veranstaltungsgesetz nachzulesen. Link zum Veranstaltungsgesetz -->

      Auch wenn Ihre Veranstaltung nicht meldepflichtig ist, sollten Sie das mit Ihrer Gemeinde abklären. Bei einer höheren Besucherzahl zum Beispiel werden Sie ein Sicherheitskonzept erstellen müssen, bei einer geringeren nicht.

      Lassen Sie sich zum Thema Sicherheitskonzept auch unbedingt beraten
       

  • Erlaubnis Zelte, Bühnen, Aufbauten

    • Zelte, Bühnen und sonstige Aufbauten müssen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Hierfür ist der Bescheid der jeweiligen Gemeinde/Behörde heranzuziehen. Im Zuge der Veranstaltungsmeldung werden diese Bauten mittels Bauanzeige eingereicht.

      Sie müssen von einer befugten Person überprüft und abgenommen werden.
       

  • Polizei, Feuerwehr, Rettung
    • Wenn nötig, beziehen Sie die Polizei, die Freiwillige Feuerwehr und die Rettung in Ihre Planungen mit ein. Beachten Sie unbedingt die gesetzlichen Bestimmungen.
       
  • Anrainer
    • Benachrichtigen Sie unbedingt mögliche Anrainer.
       
  • Brandschutz
    • Bereits bei der Konzepterstellung sollten die Veranstalter mit der örtlichen Feuerwehr Kontakt aufnehmen und eine Stellungnahme anfordern.
       
  • Sicherheitskonzept
    • DEFON GmbH
      office@defon.at
      www.defon.at      		  

      Sicherheitskonzepte sind eine schriftliche Zusammenfassung der Veranstaltung und unter welchen gesetzlichen Rahmenbedingungen diese abläuft.

      Die Erstellung eines Sikos, wie es auch kurz genannt wird, ist immer ein Prozess, bei welchem Informationen Seitens Veranstalter, Veranstaltungsbehörde, Blaulichtorganisationen,

      Erfahrungswerte aus vorangegangenen Veranstaltungen oder ähnlichen Veranstaltungen und dem Konzeptersteller, in ein Schriftstück zusammen gefasst werden.

      Daher ist dieser Aufwand auch nur lt. Veranstaltungsgesetz ab 1500 Personen gleichzeitig am Areal anwesenden Personen zu betreiben. Hier zählt jede Person und nicht nur die Besucher der Veranstaltung.

      Im Tiroler Veranstaltungsgesetz unter §6a kann nachgelesen werden, was ein Rettungs- und Sicherheitstechnisches Konzept (wie es lt. gesetzlicher Definition heißt) alles beinhalten muss.

      Darüber hinaus kann aber die Gemeinde, als Veranstaltungsbehörde, bei Veranstaltungen mit besonderem Risikocharakter auch unter 1500 Personen ein Sicherheitskonzept vorschreiben.

      Daher im Zweifel, vorher bei der Gemeinde nachfragen und rechtzeitig die Veranstaltung anmelden, damit noch genügend Zeit zu reagieren bleibt.

      Versteht ein Konzeptersteller sein Handwerk und ist er vielleicht schon länger im Geschäft, kann dieser auch über die eine oder andere bürokratische Hürde helfen, da dieser nicht selten ein Netzwerk an Kontakten mit der Zeit aufbaut.

      Veranstaltungsgesetz
       

  • Musik/AKM

    • Spielen Sie Musik ab, melden Sie die Veranstaltung bei der AKM (Autoren, Komponisten und Musikverleger) an. Diese hebt Tantiemen treuhändig ein und gibt sie an die Komponisten und Songtexter weiter.

      Sie müssen Ihre Veranstaltung spätestens 3 Tage vorher anmelden sonst können erhebliche Kosten anfallen.

      AKM Musik
       

  • Versicherung
    • Bitte achten Sie darauf, dass keine gefährlichen Stellen auf Ihrem Fest zu Unfällen führen könnten. Unsere Erfahrung zeigt allerdings: Alles kann man nicht verhindern. Immer wieder kommt es zu Situation, in denen etwas durch einen Unfall kaputt wird oder sich jemand verletzt. Eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung deckt Schadenersatzforderungen für Personen- & Sachschäden ab.
      Beispiele für Personen- & Sachschäden: Unfall auf der Tribüne, fremder Grund z.B. Acker oder Wiese zerstört, Zaun beschädigt, die Bewirtung vergießt Wein auf Hemd, ein Kabel wurde falsch verlegt, Maibaum fällt um, Gast fällt über eine Latte oder eine Sicherung, Stöckelschuh bleibt in Tanzboden stecken, Auto beschädigt beim Parkplatz einweisen. Schließen Sie Ihre Versicherung unbedingt rechtzeitig ab und denken Sie daran, auch den Auf- und Abbau zu versichern.
      Achtung: Rückwirkende Versicherung ist hier nicht möglich! Anzahl der Gäste: Davon hängt die Prämie für die Versicherung ab! Daher sollten Sie bei der Planung schon wissen, mit wie vielen Gästen Sie rechnen.
      Achtung: Schätzen Sie eher großzügig! Wenn mehr Gäste als angegeben auf Ihrem Fest sind, kann die Versicherung unter Umständen aussteigen. Achtung: Schwierig abzuschätzen ist die Besuchermenge bei offenen Veranstaltungen wie Umzügen oder Tagen der offenen Tür. Sprechen Sie da am besten mit Ihrer Versicherung!
      Garderoben: Bewachte Garderoben können versichert werden. Ist Ihre Garderobe nicht bewacht, bringen Sie ein Schild an: „Für die Garderobe wird nicht gehaftet!“
      Sind gefährlichere Dinge geplant, wie Almabtrieb, Feuerwerk, Umzug mit Wägen, teilen Sie das Ihrer Versicherung unbedingt mit!
      Beachten Sie allgemeine Vorschriften  – denn auch hier kann bei Verstößen die Versicherung aussteigen!
      Stellen Sie schon bei etwas größeren Festen Bewacher ab, die Gefahrenquellen im Blick behalten.
      Diebstahl wird nicht versichert. Deshalb kann eine Zeltwache nützlich sein! Für Diebstähle bei den Gästen tragen Sie als Veranstalter keine Verantwortung, brauchen deshalb auch keine Versicherung. Sprechen Sie mit Ihrer Versicherung auch über elektronische Geräte. Diese zu versichern kann hohe Kosten sparen!
      Tiroler Versicherung
      mail@tiroler.at
      www.tiroler-versicherung.at      		  

      Alles kann man nicht verhindern. Immer wieder kommt es zu Situation, in denen etwas durch einen Unfall kaputt wird oder sich jemand verletzt. Eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung deckt Schadenersatzforderungen für Personen- & Sachschäden ab.
       

  • Registrierkassenpflicht & Belegerteilungspflicht
    • OBERFIX Veranstaltungs & Verleih GmbH
      verleih@oberfix.at
      www.kassenverleih.at

      Was ist eine Registrierkasse?

      Eine Registrierkasse ist jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird. Das heißt neben einer „klassischen Registrierkasse“ sind auch andere Systeme zulässig.

      Die Registrierkasse ist dabei nicht via Internet mit der Finanzverwaltung verbunden.
       

      Wann brauche ich eine Registrierkasse?

      Bitte sprechen Sie unbedingt mit Ihrem Steuerberater, um zu erfahren, ob Sie eine Registrierkasse brauchen!
       

      Wann brauche ich gesetzlich keine Registrierkasse?

      Bestimmte entbehrliche Hilfsbetriebe (kleine Vereinsfeste) eines gemeinnützigen Vereins sind dann nicht einzelaufzeichnungs-, registrierkassen- und belegerteilungspflichtig, wenn alle nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

      - Das Vereinsfest wird im Wesentlichen von den Mitgliedern der Körperschaft oder deren Angehörigen getragen.

      In unwesentlichem Ausmaß können auch Nichtmitglieder das Vereinsfest mittragen, solange diese Mitarbeit ebenso wie bei den Vereinsmitgliedern und deren Angehörigen unentgeltlich erfolgt.

      - Auftritte von Musik- oder anderen Künstlergruppen sind dann unproblematisch, wenn diese üblicherweise nicht mehr als 1.000 Euro pro Stunde für die Durchführung von Unterhaltungsdarbietungen verrechnen.

      - Die Verpflegung ist grundsätzlich von den Vereinsmitgliedern bereitzustellen.

      Wird diese teilweise oder zur Gänze an einen Unternehmer (z.B. Gastwirt) ausgelagert, gilt dessen Tätigkeit nicht als Bestandteil des Vereinsfestes und ist daher für die Einstufung des Vereinsfestes als entbehrlicher Hilfsbetrieb nicht von Bedeutung.

      - Die Dauer solcher Veranstaltungen darf insgesamt 72 Stunden im Jahr nicht übersteigen

       

  • Gesetze
    • Jungendschutzgesetz, Veranstaltungsgesetz, Glücksspielabgabe bei Tombolas, Gewinnspielen, etc.
      Beachten Sie das Jugendschutz-, Brandschutz- und Veranstaltungsgesetz in dem z.B. die Benutzung von Lautsprecheranlagen oder der Schutz der Sonn- und Feiertage geregelt sind. Zu beachten sind ebenfalls die Bonausfolgepflicht ab 2017, die Glücksspielabgabe bei Tombolas, Gewinnspielen etc. sowie die Allergenenverordnung. Vergessen Sie nicht die, ab gewissen Umsatzgrenzen greifende, Steuerpflicht!
  • Straßensperren und Parkplätze
    • Lassen Sie mögliche Straßensperren und Parkplätze vom zuständigen Amt genehmigen
       
  • Erlaubnis vom Eigentümer des Verantstaltungsortes
    • Holen Sie sich eine Erlaubnis vom Eigentümer des Veranstaltungsortes. Ein schriftlicher Mietvertrag ist auf jeden Fall von Vorteil
       
  • Für gemeinnützige, mildtätige oder kirchlich tätige Vereine
    • Gemäß § 2 Abs 1 Z 25 GewO und § 5 Z 12 Körperschaftssteuergesetz (KStG) benötigen gemeinnützige, mildtätige und kirchlich tätige Vereine sowie Körperschaften des öffentlichen Rechts (z.B. Feuerwehren) für den Ausschank von Getränken und die Verabreichung von Speisen keine Gewerbeberechtigung, wenn
      - sie eine gesellige oder gesellschaftliche Veranstaltung durchführen,
      - diese Veranstaltung nach außen hin erkennbar zur Förderung des gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecks abgehalten wird (Hinweis auf den Ankündigungen),
      - die Erträge nachweislich für diesen Zweck verwendet werden, und im Rahmen dieser Veranstaltung an höchstens 3 Tagen im Jahr Speisen und Getränke abgegeben werden.
COVID 19

Hier finden Sie die rechtlichen Grundlagen im Zusammenhang mit dem Coronavirus. >>

Termin und Dauer

Gleichen Sie Ihren Wunschtermin mit regionalen sowie nationalen Ereignissen ab. (Regionale Feste, Wahlen, Feiertage etc.) Anlaufstelle: Gemeinde, TVB, diverse Veranstaltungskalender.

Zweck

Es ist wichtig festzulegen, was Sie mit der Veranstaltung bezwecken. Eine Imageverbesserung? Mitgliederwerbung? Wirtschaftliche Ziele? Steuern Sie Ihre Veranstaltung durch zielführende Planung von Anfang an in die gewünschte Richtung.

Zielgruppe

Haben Sie das Ziel für Ihre Veranstaltung festgelegt, können Sie die Zielgruppe definieren. Versuchen Sie dabei möglichst genau zu beschreiben, wen Sie mit der Veranstaltung ansprechen wollen bzw. wer daran teilnehmen soll.

So können Sie bei der späteren Planung genau auf mögliche Bedürfnisse und Wünsche der Besucher eingehen und so ein optimales Programm zusammenstellen.

Budget

  • Werden Sie sich darüber klar, welches Budget Sie für die Veranstaltung zur Verfügung haben. Was sind Ihre Ausgaben und was Ihre zu erwarteten Einnahmen? Bleiben Sie bei der Kalkulation der Einnahmen vorsichtig.

    Fertigen Sie einen Budgetplan an, um Ihre Ausgaben immer im Blick zu haben. Achten Sie dabei auf Steuern, Gebühren und sonstige Abgaben, die Sie leisten müssen. Für zusätzliche Einnahmen können möglicherweise Sponsoren hinzugezogen werden.

    Hierzu ist es hilfreich eine Sponsoringmappe anzufertigen, die Sie an potentielle Sponsoren verteilen können. Diese sollte so gestaltet werden, dass ersichtlich ist, was Sie mit Ihrer Veranstaltung bezwecken wollen und wen Sie damit ansprechen.

    Sponsoren sollten einen Mehrwert für sich durch die Unterstützung Ihrer Veranstaltung erkennen

Verantwortung

Bestimmen Sie vor Beginn der Planung die Verantwortlichen für die Veranstaltung. Es empfiehlt sich ab einer gewissen Größe einen eigenen Festausschuss zu bestellen. Dieser besteht aus einer Gruppe von Personen, die Veranstaltungen und Feste vorbereiten und während der Veranstaltung für deren ordnungsgemäßen Ablauf sorgt.

Vor Ort

Vergewissern Sie sich, dass der Ort für Ihre Veranstaltung geeignet bzw. zugelassen ist. Hierfür empfiehlt sich Rücksprache mit Gemeinde/Stadt zu halten.

  • Anwohner
    • Gibt es Anwohner die mit Lärmbelästigung rechnen müssen?
  • Ausreichend Zufahrswege für LKW´s
    • Verfügt der Veranstaltungsort über ausreichend Zufahrtswege für Transportfahrzeuge und Besucher? Ist die Zufahrt zum Gelände mit einem LKW auch bei Schlechtwetter möglich?
  • Bodenbeschaffenheit
    • Bodenbeschaffenheit überprüfen (Gefälle, hügelig etc.)
  • Parkplätze
    • Sind genügend Parkplätze vorhanden?
  • Strom- und Wasserversorgung
    • Die Strom- und Wasserversorgung muss gewährleistet sein für z.B. Licht, Heizung oder sanitäre Anlagen
      www.ikb.at
  • Kanalanschluss
    • Ein Kanalanschluss ist von Vorteil
  • Zeltplatz
    • Wo kann/darf das Zelt aufgestellt werden? Wie groß ist der Platz?
    • Dürfen Erdnägel für die Zeltbefestigung in den Boden geschlagen werden? Achten Sie auf Erdleitungen und Abstand zu Hochspannungsleitungen.
    • Welche Zufahrtsmöglichkeiten gibt es?
    • Wie viele Personen sollen im Zelt untergebracht werden? Welche Bestuhlung wird bevorzugt?
  • Öffentliche Verkehrsmittel
    • Wie schaut es mit der Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel aus?
  • Erdleitungen, Hochspannungsleitungen und Strommasten
    • Prüfen Sie die Lage von Erdleitungen und den Abstand zu Hochspannungsleitungen und Strommasten. Die Informationen dazu sind bei der zuständigen Gemeinde bzw. Stadt zu erfragen.
      www.tinetz.at
      In Tirol gibt es mehrere Betreiber von Hochspannungsleitungen. Neben TINETZ beispielsweise ÖBB, APG, EWR etc. Beim nächstliegenden Leitungstragwerk des angedachten Zeltplatzes sollte sich ein Betreiberhinweis befinden. Eine Vorab-Erhebung von Kabellagen (Strom, Wasser, Gas, Telefon etc.) ist immer erforderlich, um Kabelbeschädigungen durch Erdanker zu vermeiden. Alternativ oder bei kritischen Einzelpunkten verbleiben oberirdische Lösungen wie z.B. Schwerlastboden oder Betongewichte.

      Das Gefahrenumfeld eines in der Nähe von Hochspannungsleitungen aufgestellten Veranstaltungszeltes ist immer komplex, sodass die Suche eines alternativen Aufstellungsortes empfohlen wird.
      Der sicherheitsrelevante Abstimmungsbedarf mit dem Leitungsbetreiber gliedert sich in die Themen
      1. Montage und Demontage: Die Arbeitnehmerschutz-Anweisung für Kran- und Baggerfahrer mit den angegebenen Luft-Mindestabständen zu elektrischen Freileitungen gilt sinngemäß auch für Montagearbeiten. Achtung: Fehler und Unachtsamkeiten können sich verheerend auswirken. Bei Bedarf sind daher Leitungsabschaltungen zu organisieren! Im Sinne des BauKG (Bauarbeiterkoordinationsgesetz) liegt eine (Erst-)Informationspflicht über besondere Gefahren für alle von Ihnen beauftragten Unternehmen oder einzelnen Personen und Mitarbeitern beim Veranstalter
      2. Objektabstand: Dieser ist ca. um zwei Meter größer vorzusehen als die Montage-Mindestabstände. Nachdem die Bewegungsvariablen durchaus die gleiche Größenordnung wie die Bauwerks-Mindestabstände haben können, ist eine Beurteilung in der Regel nur durch den Leitungsbetreiber machbar. Ohne vermessungstechnische Hilfsmittel sind Abstandszuschläge vorzusehen.
      3. Veranstaltungsbetrieb: Kletterversuche auf Hochspannungsmasten im Veranstaltungsgelände oder im Nahbereich, z.B. um einen besseren Einblick ins Geschehen zu erlangen oder schlicht aus Übermut, sind mit geeigneten Absperrungen zu verhindern.
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Sicherheit

Bei jeder Veranstaltung steht die Sicherheit der Besucher im Vordergrund. Halten Sie sich dabei unbedingt an die rechtlichen Rahmenbedingungen. Es ist von Vorteil ein Sicherheitskonzept zu erstellen. Kontaktieren Sie das Rote Kreuz und beauftragen Sie einen Sanitätsdienst. Überlegen Sie wo überall Security benötigt wird (Eingang, vor der Bühne etc.). Gefährliche Stellen wie z.B. Gräben müssen abgedeckt und gesichert werden. Treffen Sie Maßnahmen, die gewährleisten, dass der Jugendschutz eingehalten wird. Überprüfen Sie, ob Notausgänge ausreichend gekennzeichnet sind und ob genügend Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Koffer etc. vorhanden sind.
 

Zelt / Mobile Überdachung / Aufbau
  • Wichtige Informationen
  • Nicht vergessen
    • Termin für den An- und Abschluss des Hauptverteilers bei der TIWAG frühzeitig organisieren (ansuchen per Formular für Baustrom)
    • Helfer rechtzeitig organisieren
    • Aufbauplatz vorbereiten
    • Zufahrtsmöglichkeiten
    • Ausreichend Parkflächen
    • Erste Hilfe / Fluchtwege / Sichere Verwahrung für Bargeld
    • Personalbereich
Ausstattung Zelt

Bei der Auswahl des richtigen Zeltes gibt es einige Dinge, die zu beachten sind. Dabei geht es nicht nur um die Größe des Zeltes, sondern auch um außenstehende Faktoren, die ausschlaggebend sein können.

WC Anlage

Generell sollte man darauf achten, dass genügend WC-Anlagen für die erwartete Besucheranzahl vorhanden sind. Als Faustregel gilt: Pro 800 Besucher 1 WC-Anlage (Wagen oder Container mit je 3 Damen WCs und Waschbecken, je 2 Herren WCs, Urinale und Waschbecken). Bei großen Veranstaltungen ist es ratsam mehrere Aufstellorte einzuplanen. Zum Beispiel am Bewerbsplatz, in der Nähe der Bar und ein WC für das Personal. Man sollte auf möglichst kurze Gehwege achten. Der Aufstellort hängt von Kanal- und Wasseranschluss ab. Grundsätzlich kann man zwischen WC-Wagen und WC-Container wählen. Ist kein Kanalanschluss vorhanden, greift man auf mobile WC-Kabinen ohne Kanalanschluss zurück. Auch rollstuhlgerechte WC-Anlagen sind erhältlich. Nicht zu vergessen: immer für genügend Nachschub sorgen (Papier, Seife, Handpapier). Es ist auch ratsam für Reinigungs- bzw. Betreuungspersonal während der Veranstaltung zu sorgen.

Laut EU-Norm EN16194 wird bei Veranstaltungen folgende Mindeststückzahl empfohlen:

Anzahl Nutzer Mindestanzahl Kabinen
bei bis zu 6-stündiger Dauer		 Mindestanzahl Kabinen
bei bis zu 12-stündiger Dauer
bis 249 2 3
250 bis 499 3 5
500 bis 999 6 9
1.000 bis 1.999 12 18
2.000 bis 2.999 25 38
3.000 bis 3.999 38 57
Beschilderung & Beleuchtung
Strom-, Wasser- und Kanalanschlüsse

Lassen Sie sich unbedingt von Ihrem lokalen Stromanbieter beraten! Sie brauchen den Normen entsprechende, robuste Baustellenverteiler, Anschlusskabel und Zubehör. Auch die Strom-Quellen sollten abgeklärt werden.

Informieren Sie sich bei ihrem örtlichen Stromversorger IKB, Tiwag, etc

Personal­planung

Benennen Sie zunächst einen Projektleiter bzw. mehrere. Diese bekommen dann ein Projektteam zur Seite gestellt.
Der Vorteil hierbei ist, dass Sie mit den Projektleitern immer einen verantwortlichen Ansprechpartner haben, mit dem regelmäßige Besprechungen und ein ständiger Informationsaustausch stattfinden können.
- Weisen Sie die Aufgaben und Verantwortungsbereiche genau zu, am besten auch schriftlich.
- Wenn Sie externe Partner benötigen, sollten auch hier die Arbeitsaufträge genau definiert werden.
- Fertigen Sie einen exakten Zeitplan an. Dieser sollte beinhalten, was wann erledigt sein muss.
- Überprüfen Sie Ihre Planung regelmäßig und nehmen Sie falls nötig Korrekturen vor.

Nicht zu vergessen:
- Parkplätze einweisen
- Reinigung WC-Anlagen während der Veranstaltung
- Bargeld von den Kassen wegbringen und verschließen
- Leergebinde wegbringen
- Für Nachschub sorgen

Verpflegung

Sollten Sie sich dazu entscheiden, die Bewirtung der Veranstaltung selbst zu übernehmen, müssen einige Dinge im Vorfeld geklärt werden. Zunächst sollten Sie die Küchen- und Kühlkapazität prüfen. Küchen-Container, Geschirr, Gläser etc. können einfach geliehen werden. Versuchen Sie den Bedarf an Speisen und Getränken abzuschätzen und bestellen Sie dementsprechend. Legen Sie fest, in welchem Umfang der Service angeboten wird (Bedienung oder Selbstbedienung) und planen Sie dann wie viel Personal Sie dafür benötigen. Um einen schnellen und reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, empfiehlt sich ein Kassensystem, welches der Registrierkassenpflicht entspricht. Achten Sie darauf, dass genügend Wechselgeld vorhanden ist. Damit Ihre Veranstaltung nicht im Chaos versinkt, sollte zuletzt noch die Geschirr- und Gläserrückgabe sowie die Abfallbeseitigung geregelt werden.

Festbewirtung - hier sollten Sie sich entscheiden, was Sie selbst machen möchten und können oder was ein Experte für Sie übernehmen sollte. Es kann zum Beispiel praktisch sein, die Küche einem externen Partner zu überlassen, aber die Getränke selbst zu machen. Ein guter Veranstaltungsservice berät Sie dazu!

Verpflegung und Getränke für die Helfer beim Auf- und Abbau nicht vergessen!

Bei größeren Festen ist es wichtig, dass Sie Getränke bereits länger im Vorhinein bestellen, weil Getränkelieferanten oft viele Monate im Voraus ausgebucht sind. Bevor Sie mit einem Getränkelieferanten oder einer Brauerei Kontakt aufnehmen, überlegen Sie bitte genau, was Sie brauchen. Bei Getränken: Fass oder Flaschen, Alkoholfreies und/oder Alkoholisches und wie sieht es mit Spirituosen aus? Auch das Zubehör ist wichtig: Gläser, Becher, Ausstattung der Ausschankstellen. Beim weiteren technischen Equipment lassen Sie sich dann von Ihrem Getränke-Partner beraten! Etwa 14 Tage vor dem Fest sollten Sie die Anlieferung vereinbaren und dabei eine Ansprechperson vor Ort angeben, den frühest möglichen Termin wählen

Ausstattung Gastronomie

Der Vorteil am Verleih: Nach Ihrem Fest geben Sie Ihre Geräte wieder zurück, so fallen Lagerung und Wartung weg. Überlegen Sie sich genau, welche Ausstattung Sie benötigen. Beachten Sie in Sachen Küchengeräte Anschlussmöglichkeiten für Strom, Wasser und eventuell Gas! Sie sollten Papier und Plastikgeschirr aus umwelttechnischen Gründen vermeiden – auch in Sachen Hygiene sind Porzellan und richtiges Besteck vorteilhaft. Denken Sie auch daran, was Sie servieren möchten. Ein Steak ist mit Plastikbesteck nicht gut zu essen, das Frankfurter eher. Ein Geschirrverleih liefert Ihnen Geschirr und holt es wieder ab.

  • Ausschank / Küche / Grillen / Bar / Weinlaube 
  • Bargetränkevollautomaten, Cocktailmaschine
  • Waschbecken mit Untertischboiler
  • Ausstattung divers
    • Spülmaschinen
      Spülblock mit 2 Maschinen inkl. Waschbecken, Geschirrmobil verschiedene Größen, Spülmaschine mit oder ohne Zu- und, Ablauftisch, Vollautomatische Gläserspülmaschine, Gläserspüle für Bar, Waschbecken
      Küchencontainer groß
      • Geräte 
        Hendlgrill-/anhänger inkl. Kühlzelle, Backofen, Bratofen mit Wärmeschrank, Kombidämpfer, Grillplatte - verschiedene Größen, Hot Dog Grill, Gasgriller mit Pfanne, Riesenpfanne inkl. Hockerkocher, Kippbratpfanne, Fritteuse -verschiedene Größen, Elektroherd mit 4 Platten, Induktionskocher, Hockerkocher, Suppenkocher, Nudelkocher, Reiskocher, Würstelkocher, Kebapgrill, Induktionswok, Toaster
        Wärmer / Warmhaltegeräte
        Warmhalteschrank - verschiedene Größen, Fleischkäsewärmer - verschiedene Größen, Heiße Theke - verschiedene Größen, Warmhaltebrücke (3 Lampen), Wärmelampe, Tellerwärmer (T 24 + T 28), Bainmarie - verschiedene Größen, Chafing-Dish, Salamander
        Serviergeräte
        Tellerwagen, Regalwagen, Servierwagen
        Getränke
        Tee- oder Glühweinkocher, Kaffeemaschine, Eiswürfelmaschine - verschiedene Größen
        Sonstiges
        Kuchenvitrine, Aufschnittmaschine,Arbeitstisch
        Kühlgeräte
        Kühlanhänger, Kühlschrank/-truhe - verschiedene Größen, Tiefkühltruhe - verschiedene Größen, Kühlschränke
        Geschirr
        Geschirr und Besteck Standard und exklusiv, Gläser Standard und exklusive, Wasserkaraffe, Thermoskanne, Weinkühler, Glasschüssel - verschiedene Größen, Menage, Portionierer, Aschenbecher, Brotkorb - verschiedene Größen, Vorlegeplatte - verschiedene Größen, Kochtopf/Pfanne verschiedene Größen, Küchenwerkzeug, Tablett - verschiedene Größen, Spülkorb - verschiedene Größen, Gastronomiebehälter - verschiedene Größen, Biertisch/Bierbank, Tischtuch - verschiedene Größen, Stoffserviette, Bierkrüge / Becher-Einweg/Mehrweg
  • Schankgasse, Schanktechniker für Inbetriebnahme/Festbetreung, Ausschankanlagen im Zelt, Ausschankwagen/Pavillon vor dem Zelt, Biertischgarnituren
Rahmen­programm

Nun ist es an der Zeit sich zu überlegen, wie Sie das Programm für die Veranstaltung gestalten wollen. Fixieren Sie alle Ideen schriftlich, um später auf Grundlage Ihrer Aufzeichnungen den Programmablauf detailliert planen zu können.

Entsorgung

Der Abfall ist ein Thema, an das viele zu spät denken. Denn wenn sich erst die Müllberge stapeln, wird es schwierig jemanden zu finden, der sofort reagieren kann. Und nicht richtig entsorgter Müll kann ernste Konsequenzen haben. Bei der Planung Ihrer Entsorgung müssen Sie unbedingt folgende Punkt beachten:

Planen Sie die Entsorgung von Anfang an mit! So sparen Sie Kosten und Ärger.

Wichtig: Darf privat entsorgt werden oder ist die Gemeinde zuständig? Bitte fragen Sie unbedingt bei der Gemeinde nach! Ist die Gemeinde zuständig, wird alles weitere hier geklärt, sind Sie selbst zuständig, brauchen Sie ein Entsorgungsunternehmen. Mit diesem klären Sie dann das gesamte Thema Müll und Entsorgung.

Erfahrungswerte Container: Bei kleinen Vereinsfesten wird eine 10 m3 Deckelmulde reichen. Bei größeren Festen werden Sie auch größere und mehrere Abfalltonnen brauchen. Wichtig auch: Der Entsorger Ihrer Wahl sollte flexibel genug sein, schnell neue Container liefern zu können, wenn die alten voll sind. Planen Sie die Zufahrt und Standplatz der Container.

Wenn Sie Einweggeschirr verwenden – Plastik, Papier oder Holz – denken Sie daran, dass Sie viel Müll haben werden! Welches Essen verkaufen Sie? Also: Wenn Sie zum Beispiel Würstel servieren, werden Sie nicht viele Abfälle haben und brauchen keine eigene Tonne. Servieren Sie aber Hendl oder Suppe, bleiben viele Reste, die auf keinen Fall in den Restmüll dürfen. Strafen drohen hier! Flaschen und Dosen: Wenn Sie Einwegflaschen verwenden, brauchen Sie eine Glastonne. Das gleiche gilt für Dosen.

Kosten der Mülltrennung: Denken Sie daran, dass richtige Entsorgung Sie nicht mehr kostet, sondern unter Umständen weitaus weniger. Restmüllentsorgung wird etwas kosten, Biomüll nur ca. die Hälfte, Glas, Plastik und Dosen sollten nichts kosten! Abfall vom Tisch in den Container: Denken Sie daran, dass Ihre Gäste nicht von alleine den Abfall abräumen und brav in die Tonnen werfen. So sollten Sie unbedingt Hinweisschilder anbringen und die Tonnen gut kennzeichnen. Bei größeren Festen, sollten Sie Personal für die Entsorgung während des Festes abstellen.
 

  • Privat/Gemeinde, Mülltrennung, Menge/Größe Container, Abfallbeseitigung am Fest, Abwasserentsorgung
Nach dem Fest

Eine Veranstaltung sollte unbedingt nachbereitet werden. So wird ersichtlich, ob sie ein Erfolg war oder ob die Erwartungen nicht erfüllt wurden.
Sprechen Sie zusammen mit dem Team oder anderen Verantwortlichen durch, was gut lief und was nicht. Wie war der Künstler oder gibt es Kommentare von Besuchern.
Überprüfen Sie die Besucherzahlen und Ihre Einnahmen und dokumentieren Sie die Medienresonanz, Fotos etc., um Sponsoren und Partnern berichten zu können.
Geben Sie allen Beteiligten ein Feedback, bedanken Sie sich und denken Sie daran eine Schlussabrechnung zusammenzustellen.
Für Veranstaltungen, die wiederholt stattfinden ist es von Vorteil eine Plus-/Minusliste zu erstellen, um im Folgejahr einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Veranstaltungscheckliste

Eine gute Planung ist die halbe Miete für eine erfolgreiche Veranstaltung. Diese Checkliste führt jeden Veranstalter sicher durch den Dschungel an erforderlichen Maßnahmen, die im Rahmen einer Veranstaltungsorganisation anfallen.

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Partner & Sponsoren

Mit dem Bereitstellen unseres Partner-Netzwerks, das aus den Vereinsmitgliedern besteht, schaffen wir ein dauerhaftes Naheverhältnis zwischen den Tiroler Vereinen und den heimischen Unternehmen.

Zu unseren Partnern

Anweisungen Kran- und Baggerfahrer

Was muss beachtet werden? 

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Tiroler Veranstaltungsgesetz

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Registrierkassenpflicht

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