Online Helpdesk

Verfügt der Veranstaltungsort über ausreichend Zufahrtswege für Transportfahrzeuge und Besucher? Ist die Zufahrt zum Gelände mit einem LKW auch bei Schlechtwetter möglich?

Sicherheitskonzepte sind eine schriftliche Zusammenfassung der Veranstaltung und unter welchen gesetzlichen Rahmenbedingungen diese abläuft.

Die Erstellung eines Sikos, wie es auch kurz genannt wird, ist immer ein Prozess, bei welchem Informationen Seitens Veranstalter, Veranstaltungsbehörde, Blaulichtorganisationen,

Erfahrungswerte aus vorangegangenen Veranstaltungen oder ähnlichen Veranstaltungen und dem Konzeptersteller, in ein Schriftstück zusammen gefasst werden.

Daher ist dieser Aufwand auch nur lt. Veranstaltungsgesetz ab 1500 Personen gleichzeitig am Areal anwesenden Personen zu betreiben. Hier zählt jede Person und nicht nur die Besucher der Veranstaltung.

Im Tiroler Veranstaltungsgesetz unter §6a kann nachgelesen werden, was ein Rettungs- und Sicherheitstechnisches Konzept (wie es lt. gesetzlicher Definition heißt) alles beinhalten muss.

Darüber hinaus kann aber die Gemeinde, als Veranstaltungsbehörde, bei Veranstaltungen mit besonderem Risikocharakter auch unter 1500 Personen ein Sicherheitskonzept vorschreiben.

Daher im Zweifel, vorher bei der Gemeinde nachfragen und rechtzeitig die Veranstaltung anmelden, damit noch genügend Zeit zu reagieren bleibt.

Versteht ein Konzeptersteller sein Handwerk und ist er vielleicht schon länger im Geschäft, kann dieser auch über die eine oder andere bürokratische Hürde helfen, da dieser nicht selten ein Netzwerk an Kontakten mit der Zeit aufbaut.

Erfahre mehr zur Belegerteilungspflicht unter "Registrierkassenpflicht"!

Bodenbeschaffenheit überprüfen (Gefälle, hügelig etc.)

Sind genügend Parkplätze vorhanden?

Die Strom- und Wasserversorgung muss gewährleistet sein für z.B. Licht, Heizung oder sanitäre Anlagen

Ein Kanalanschluss ist von Vorteil

Gibt es Anwohner die mit Lärmbelästigung rechnen müssen?

Wie schaut es mit der Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel aus?

Prüfen Sie die Lage von Erdleitungen und den Abstand zu Hochspannungsleitungen und Strommasten. Die Informationen dazu sind bei der zuständigen Gemeinde bzw. Stadt zu erfragen.

Es ist wichtig festzulegen, was Sie mit der Veranstaltung bezwecken. Eine Imageverbesserung? Mitgliederwerbung? Wirtschaftliche Ziele? Steuern Sie Ihre Veranstaltung durch zielführende Planung von Anfang an in die gewünschte Richtung.

Gleichen Sie Ihren Wunschtermin mit regionalen sowie nationalen Ereignissen ab. (Regionale Feste, Wahlen, Feiertage etc.) Anlaufstelle: Gemeinde, TVB, diverse Veranstaltungskalender.

Haben Sie das Ziel für Ihre Veranstaltung festgelegt, können Sie die Zielgruppe definieren. Versuchen Sie dabei möglichst genau zu beschreiben, wen Sie mit der Veranstaltung ansprechen wollen bzw. wer daran teilnehmen soll.

So können Sie bei der späteren Planung genau auf mögliche Bedürfnisse und Wünsche der Besucher eingehen und so ein optimales Programm zusammenstellen.

Werden Sie sich darüber klar, welches Budget Sie für die Veranstaltung zur Verfügung haben. Was sind Ihre Ausgaben und was Ihre zu erwarteten Einnahmen? Bleiben Sie bei der Kalkulation der Einnahmen vorsichtig.

Fertigen Sie einen Budgetplan an, um Ihre Ausgaben immer im Blick zu haben. Achten Sie dabei auf Steuern, Gebühren und sonstige Abgaben, die Sie leisten müssen. Für zusätzliche Einnahmen können möglicherweise Sponsoren hinzugezogen werden.

Hierzu ist es hilfreich eine Sponsoringmappe anzufertigen, die Sie an potentielle Sponsoren verteilen können. Diese sollte so gestaltet werden, dass ersichtlich ist, was Sie mit Ihrer Veranstaltung bezwecken wollen und wen Sie damit ansprechen.

Sponsoren sollten einen Mehrwert für sich durch die Unterstützung Ihrer Veranstaltung erkennen.

Melden Sie die Veranstaltung bei der jeweilig zuständigen Behörde/Gemeinde an. Die Anmeldepflicht ist im Tiroler Veranstaltungsgesetz nachzulesen. Einen Link finden Sie in der Online-Version dieser Fibel unter www.zeltfestkultur.at.

Auch wenn Ihre Veranstaltung nicht meldepflichtig ist, sollten Sie das mit Ihrer Gemeinde abklären. Bei einer höheren Besucherzahl zum Beispiel werden Sie ein Sicherheitskonzept erstellen müssen, bei einer geringeren nicht.

Lassen Sie sich zum Thema Sicherheitskonzept auch unbedingt beraten.

Wenn nötig, beziehen Sie die Polizei, die Freiwillige Feuerwehr und die Rettung in Ihre Planungen mit ein. Beachten Sie unbedingt die gesetzlichen Bestimmungen.

Holen Sie sich eine Erlaubnis vom Eigentümer des Veranstaltungsortes. Ein schriftlicher Mietvertrag ist auf jeden Fall von Vorteil.

Lassen Sie mögliche Straßensperren und Parkplätze vom zuständigen Amt genehmigen

Gemeinnützige, mildtätige und kirchlich tätige Vereine sowie Körperschaften des öffentlichen Rechts (z.B. Feuerwehren) benötigen für den Ausschank von Getränken und die Verabreichung von Speisen keine Gewerbeberechtigung, wenn

– sie eine gesellige oder gesellschaftliche Veranstaltung durchführen,

– diese Veranstaltung nach außen hin erkennbar zur Förderung des gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecks abgehalten wird (Hinweis auf den Ankündigungen),

– die Erträge nachweislich für diesen Zweck verwendet werden, und im Rahmen dieser Veranstaltung an höchstens 3 Tagen im Jahr Speisen und Getränke abgegeben werden.

Zelte, Bühnen und sonstige Aufbauten müssen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Hierfür ist der Bescheid der jeweiligen Gemeinde/Behörde heranzuziehen. Im Zuge der Veranstaltungsmeldung werden diese Bauten mittels Bauanzeige eingereicht.

Sie müssen von einer befugten Person überprüft und abgenommen werden.

Spielen Sie Musik ab, melden Sie die Veranstaltung bei der AKM (Autoren, Komponisten und Musikverleger) an. Diese hebt Tantiemen treuhändig ein und gibt sie an die Komponisten und Songtexter weiter.

Sie müssen Ihre Veranstaltung spätestens 3 Tage vorher anmelden sonst können erhebliche Kosten anfallen.

Alles kann man nicht verhindern. Immer wieder kommt es zu Situation, in denen etwas durch einen Unfall kaputt wird oder sich jemand verletzt. Eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung deckt Schadenersatzforderungen für Personen- & Sachschäden ab.

Zum Thema Versicherung steht Ihnen die TIROLER VERSICHERUNG als Ratgeber zur Seite.

jeweilige Gemeinde/Stadtmagistrat

Ob eine Veranstaltung anmeldepflichtig ist, hängt von der Anzahl der erwarteten Besucher und der Art der Veranstaltung ab – nachzulesen im Tiroler Veranstaltungsgesetz.

Bestehen Zweifel, ob eine öffentliche Veranstaltung anmeldepflichtig ist oder nicht, kann dies bei der Behörde (Gemeinde, Stadtmagistrat) nachgefragt werden.

Es ist ratsam, Rücksprache mit Veranstaltern aus vorigen Jahren zu halten, die ein ähnliches Fest bereits ausgerichtet haben.

Benennen Sie zunächst einen Projektleiter bzw. mehrere. Diese bekommen dann ein Projektteam zur Seite gestellt.

Der Vorteil hierbei ist, dass Sie mit den Projektleitern immer einen verantwortlichen Ansprechpartner haben, mit dem regelmäßige Besprechungen und ein ständiger Informationsaustausch stattfinden können.

- Weisen Sie die Aufgaben und Verantwortungsbereiche genau zu, am besten auch schriftlich.

- Wenn Sie externe Partner benötigen, sollten auch hier die Arbeitsaufträge genau definiert werden.

- Fertigen Sie einen exakten Zeitplan an. Dieser sollte beinhalten, was wann erledigt sein muss.

- Überprüfen Sie Ihre Planung regelmäßig und nehmen Sie falls nötig Korrekturen vor.

Nicht zu vergessen:

- Parkplätze einweisen

- Reinigung WC-Anlagen während der Veranstaltung

- Bargeld von den Kassen wegbringen und verschließen

- Leergebinde wegbringen

- Für Nachschub sorgen

Eine Veranstaltung sollte unbedingt nachbereitet werden. So wird ersichtlich, ob sie ein Erfolg war oder ob die Erwartungen nicht erfüllt wurden.

Sprechen Sie zusammen mit dem Team oder anderen Verantwortlichen durch, was gut lief und was nicht. Wie war der Künstler oder gibt es Kommentare von Besuchern.

Überprüfen Sie die Besucherzahlen und Ihre Einnahmen und dokumentieren Sie die Medienresonanz, Fotos etc., um Sponsoren und Partnern berichten zu können.

Geben Sie allen Beteiligten ein Feedback, bedanken Sie sich und denken Sie daran eine Schlussabrechnung zusammenzustellen.

Für Veranstaltungen, die wiederholt stattfinden ist es von Vorteil eine Plus-/Minusliste zu erstellen, um im Folgejahr einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

örtlicher Stromversorger

Informieren Sie sich bei ihrem örtlichen Stromversorger IKB, Tiwag, etc.

Eine Registrierkasse ist jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird. Das heißt neben einer „klassischen Registrierkasse“ sind auch andere Systeme zulässig.

Die Registrierkasse ist dabei nicht via Internet mit der Finanzverwaltung verbunden.

Bitte sprechen Sie unbedingt mit Ihrem Steuerberater, um zu erfahren, ob Sie eine Registrierkasse brauchen!

Bestimmte entbehrliche Hilfsbetriebe (kleine Vereinsfeste) eines gemeinnützigen Vereins sind dann nicht einzelaufzeichnungs-, registrierkassen- und belegerteilungspflichtig, wenn alle nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

- Das Vereinsfest wird im Wesentlichen von den Mitgliedern der Körperschaft oder deren Angehörigen getragen.

In unwesentlichem Ausmaß können auch Nichtmitglieder das Vereinsfest mittragen, solange diese Mitarbeit ebenso wie bei den Vereinsmitgliedern und deren Angehörigen unentgeltlich erfolgt.

- Auftritte von Musik- oder anderen Künstlergruppen sind dann unproblematisch, wenn diese üblicherweise nicht mehr als 1.000 Euro pro Stunde für die Durchführung von Unterhaltungsdarbietungen verrechnen.

- Die Verpflegung ist grundsätzlich von den Vereinsmitgliedern bereitzustellen.

Wird diese teilweise oder zur Gänze an einen Unternehmer (z.B. Gastwirt) ausgelagert, gilt dessen Tätigkeit nicht als Bestandteil des Vereinsfestes und ist daher für die Einstufung des Vereinsfestes als entbehrlicher Hilfsbetrieb nicht von Bedeutung.

- Die Dauer solcher Veranstaltungen darf insgesamt 72 Stunden im Jahr nicht übersteigen.

Bereits bei der Konzepterstellung sollten die Veranstalter mit der örtlichen Feuerwehr Kontakt aufnehmen und eine Stellungnahme anfordern.